Työpajojen sisältö

Moniyritysprojektin työpajojen sisällöt osallistujan näkökulmasta (1,5-2 h/työpaja)

Työpajat 1-3: tietopohja tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämissuunnitelman teolle

1.Työpaja:

Mitä ovat on Peppol ja MMT? Mikä on näiden verkostojen laajuus, nykyisin käytetyt ja lähitulevaisuudessa käyttöön otettavat asiakirjat ja asiakirjaprosessit. Mikä tästä on tärkeää minulle ja organisaatiolleni?

Työpajan tavoite: Minulle syntyy organisaationi tarpeisiin sovitettu ymmärrys:

  • Peppol verkoston laajuudesta ja kasvunäkymistä, verkoston toimijoiden roolista, EU:n CEF rahaston johdolla eDelivery ympäristössä toteutetusta kehittämisen ja asiakirjojen välittämisen hallinnoinnista ja ohjauksesta

  • Nykyisistä Peppol asiakirjoista ja EUPLe hankkeessa kehitettävistä multimodaalisen eli monen kuljetusmuodon käyttöön tarkoitetuista logistiikan asiakirjoista

  • Peppolin BIS 3.0, 3.1. 3.2 ja EUPLessa kehitettävistä BIS 4.0 asiakirjaprosesseista

  • UN/CEFACT ja MMT verkoston laajuudesta ja kasvunäkymistä

  • EU:n DTLF:ssä ja muissa yhteistyöverkostoissa kuten Feenix ja Federated projekteissa toteuttamasta logistiikan ja viranomaisraportoinnin kehittämisen hallinnoinnista ja ohjaamisesta

  • Peppolin, MMT ja muiden yleisesti käytettyjen logistiikan asiakirjojen liittämisestä toisiinsa yritysten ja yhteistyötahojen välisessä tiedonsiirtoon käytettävien alustojen verkostossa

  • Oma tehtävä: Mikä on organisaationi tahtotila tilaus-toimitusketjun ja kuljetusten digitalisoinnissa? Mistä ja miten digitalisoinnin hyödyt syntyvät organisaatiossani?

2.Työpaja:

Mitä ovat Peppol ja MMT asiakirjojen, prosessien ja verkostojen hyödyt organisaatiolleni ja miten arvioin ne? Mitä panostuksia ja kustannuksia tarvitaan? Millaisia hyödyt, kustannukset ja vaikutukset ovat Peppolin ja MMT:n käyttöönoton ja käytön aikana?

Työpajan tavoite: Minulle syntyy konkreettinen lukuihin ja laskelmiin perustuva ymmärrys Peppolin ja MMT:n hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arvioimiseksi niiden elinkaaren ajalta käyttöönotosta käyttöön ja edelleen kehittämiseen:

Työpajan kohteena ovat sekä yksittäisen Peppol ja MTT asiakirjan hyödyt, kustannukset ja vaikutukset että toisiinsa liittyvien asiakirjojen käsittelyn automatisoinnin hyödyt, kustannukset ja vaikutukset. Jälkimmäistä kutsutaan älykkääksi reaaliaikaiseksi hankinnaksi, kuljettamiseksi ja taloushallinnoksi.

  • Kunkin yksittäisen sähköisen Peppol ja MMT asiakirjan hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi käyttöönotosta toiminnan jatkuvaan kehittämiseen

  • Kunkin yksittäisen asiakirjan käyttöönoton ja käytön vaikutusten arviointi organisaation sisäsiin tietojärjestelmiin ja toimintatapoihin hyötyjen, kustannusten ja muutosjohtamisen tarpeiden arvioimiseksi

  • Älykkään reaaliaikaisen hankinnan, toimittamisen ja kuljettamisen periaatteet,hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi

  • Älykkyys tarkoittaa sähköisessä muodossa olevan tiedon uudelleenkäyttöä, esimerkiksi tilaustietojen käyttöä tilausvahvistuksessa, kuljetustilauksessa, rahtikirjassa, saapumisilmoituksessa ja laskussa.Tämän toiminnan hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi

  • Älykkyys tarkoittaa kykyä täsmäyttää asiakirjojen tiedot toisiinsa automaattisesti sähköisillä tarkistusrutiineilla ilman käsin tehtävää lisätyötä ja kustannuksia.Tämän toiminnan hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi

  • Älykkyys tarkoittaa tallennettujen tietojen käyttöä raportoinnissa esimerkiksi tuotteen tai työkohta tietojen kokoamista yhteen sähköisten asiakirjojen tiedoista. Tämän toiminnan hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi

  • Älykkyys tarkoittaa sitä, että liittymällä Peppol ja MMT- verkostoihin yhden yhteyspisteen kautta kukin organisaatio voi vaihtaa asiakirjoja kaikkien verkostossa olevien organisaatioiden kanssa ja asioida viranomaisten kanssa. Tämän toiminnan hyötyjen, kustannusten ja vaikutusten arviointi

  • Oma tehtävä: Mitä hyötyjä organisaationi saa Peppol ja MMT asiakirjoista ja verkostosta heti ja 2-3 lähivuoden aikana? Kuinka pitkä on käyttöönotto investoinnin tyypillinen takaisinmaksuaika, siihen kuluva tyypillinen aika ja tyypillisesti tarvittava muutosjohtaminen. Millaisia ovat vastaavat tyypilliset vaikutukse 2-3 vuoden aikana käyttöönoton jälkeen? Onko organisaatiollani tarpeita myydä nykyistä enemmän asiakkaille EU-alueella tai tehdä nykyistä enemmän hankintoja EU-alueelta?

3. Työpaja:

Miten Peppolia ja MMT:tä käytetään nyt Suomessa, miten käyttö laajenee ja miten laajeneminen vaikuttaa organisaatiooni?

Työpajan tavoite: Minulle syntyy konkreettinen ymmärrys Peppolin ja MMT:n käytön laajuudesta, osapuolista ja palvelutarjonnasta Suomessa sekä suunnitelmista ja toimista, joilla Peppolin ja MMT:n käyttöä edistetään Suomessa:

  • Mikä on Peppolin ja MMT:n kytkentä EU:n ja Suomen digitalisaatio- ja datastrategioihin?

  • Suomen Peppol viranomainen ja Peppolin käytön edistäminen Suomessa (Pyydämme vierailevaa puhujaa Valtiokonttorista)

  • Logistiikan digitalisaation foorumi, sähköisen rahtikirjan ja kuljetustietojen sähköinen viranomaisraportoinnin kansallinen lainsäädäntö ja regulaatio (Pyydämme vierailevaa puhujaa LVM:stä, Traficomista tai Fintrafficista)

  • Miten ja ketkä suomalaiset ovat mukana Peppolin ja MMT standardoinnissa ja kehittämisessä?

  • Mitkä ovat tullaus- ja veroilmoitusten sähköistymisen vaikutukset?

  • Ovatko Peppol ja MMT asiakirjat tulossa ”pakollisiksi” julkisiin hankintoihin, kuljetuksiin ja taloushallintoon? Entä yritysten välillä? Millaisilla aikatauluilla? Miten Public-Private-Partnership toimii tällä alueella?

  • Peppolilla on yli 5000 rekisteröitynyttä käyttäjää Suomessa, mitä se tarkoittaa?

  • Oma tehtävä: mitkä ovat (suomalaiset) Peppol verkoston organisaatiot ja asiantuntijat, joihin organisaationi kannattaisi olla yhteydessä? Nimeä tai kuvaa ne/heidät. Mitä hyötyjä yhteydenpidosta, verkostoihin kuulumisesta on organisaatiolleni, jos on?

4. Työpaja:

Mihin organisaationi toimintoihin Peppol ja MMT asiakirjat vaikuttavat ja millaisia näkökohtia niiden käyttöönottoon ja käyttöön liittyy?

Työpajan tavoite: Toisen työpajan aiheiden syventäminen, jotta minulle syntyy selkeä ymmärrys yksittäisten Peppol ja MMT asiakirjojen sekä älykkään reaaliaikaiseen hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon hyötyjen saavuttamiseen vaikuttavista tekijöistä:

  • Miten arvioin organisaationi hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon digitalisaatioasteen ja mikä merkitys tällä on hyötyjen saavuttamiseen?

  • Miten arvioin digitalisaatioasteen ja sen kasvun yksittäisen asiakirjan ja toisiinsa liittyvien asiakirjojen eli älykkään reaaliaikaiseen hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon osalta?

  • Mitkä muut tekijät vaikuttavat myönteisesti tai kielteisesti digitalisaatioratkaisujen käyttöönottohalukkuuteen kuten IT-arkkitehtuuri ja organisaationi järjestelmien tila, henkilöstön kuormittuneisuus, muut kehityshankkeet, integraatioiden pelko, toiminnan muutoksen mahdollisuus ja muutosjohtamisen pelko

  • Mitä hankinnan, kuljetusten ja taloushallinnon tietoa organisaationi on ja ei ole halukas välittämään ja jakamaan sähköisesti? Kenelle ja miten?

  • Millaista tietoturvaa ja luvitusta sähköisten asiakirjojen välittäminen, jakaminen ja tietokantaan tallettaminen edellyttää?

  • Millainen tulee sähköisen asiakirjan käyttöönoton olla yksittäisen asiakirja ja niiden kokonaisuuden osalta, jotta siihen kannattaa ryhtyä? Suuressa, keskisuuressa, pienessä yhtiössä?

  • Oma tehtävä: mitkä tietojärjestelmät organisaationi pitää kytkeä Peppol ja MMT asiakirjoja välittäviin yhteyspisteisiin? Kuinka paljon tilauksia, kuljetusasiakirjoja ja laskuja yrityksesi lähettää ja vastaanottaa? Mitä esteitä havaitsen, kun keskustelen asiasta järjestelmävastaavien ja prosessiomistajien kanssa? Millaista tietoturvaa ja yksityisyyden suojaa organisaationi tarvitsee? Kuinka nopeasti kytkentä voi tapahtua käytännössä ja millä kustannuksilla? Miten lasken takaisinmaksuajan Peppol ja MMT asiakirjojen käyttöönotolle kun huomioin kaikki vaikutukset (laskelman uudelleen läpikäynti)?

5. Työpaja:

Missä ja miten minä ja muut organisaationi (avain)henkilöt voivat tutustua Peppoliin ja MMT:hen, harjoitella Peppol ja MMT asiakirjoilla sekä arvioida ja testata tietojärjestelmiemme lähettämien ja vastaanottamien tietojen yhteensopivuutta Peppol ja MMT - asiakirjoihin?

Työpajan tavoite: Minulle syntyy hyvä käsitys Peppol ja MMT projekteista ja palvelutarjoomasta seuraavien ja mahdollisten lisäesitysten perusteella. Peppol access pointeille sekä Peppol ja MMT palveluita tarjoaville järjestetään mahdollisuus kertoa toiminnastaan, ratkaisuistaan ja palveluistaan järjestämällä tarvittava määrä esittelytilaisuuksia tai vastaavia (Pyydämme puhujia alla olevista organisaatioista):

  • Yrityksen digitalous hanke, Mini-Suomi ympäristö ja pilotit (Real Time Economy) ekosysteeminä

  • Logistiikan digitalisaatio hanke; sähköinen rahtikirja, eFTI (rahdin sähköiset viranomaistiedot) ja niihin liittyvät pilotit ekosysteeminä

  • EU-verkostot verkostot

  • CaaS Nordic

  • Työkalut

    • Peppol testipenkit (Truugo/Netum ja DBE LAB)

    • Peppol Schematron (EUPLe)

  • Peppoliin ja MMT:hen liittyvät palvelut ja ratkaisut

    • Findy osuuskunta

    • DBE LABin digitalisaatio koulutusohjelma

    • DBE Core palvelu

    • Clear View Trade (Tanska) - viennissä käytettävät asiakirjat

    • Waybiller (Eesti) - kuljetusten asiakirjat

    • Peppol access pointien palveluiden esittelyt

  • Oma tehtävä: löydänkö organisaatiostani vastuuhenkilöt hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon sähköisten asiakirjojen käyttöönoton ja käytön toteuttamiseksi? Tarvitaanko osaamisen kehittämistä ja koulutusta, millaista?

6. Työpaja:

Miten laadin organisaatiolleni Peppol ja MMT tiekartan, kyvykkyyksien kehittämisohjelma ja esittelymateriaali johdolle, asiantuntijoill ja IT-asiantuntijoille.

Työpajan tavoite: Laadin organisaatiolleni hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon sähköisten asiakirjojen käyttöönoton vaiheittaisen tiekartan osoittamalla kunkin vaiheen hyödyt. Täydennän tiekarttaa kyvykkyyksien kehittämisohjelmalla sekä tiekartasta laatimillani esitysmateriaaleilla. Järjestän tilaisuuden tai tai tilaisuuksia, jossa esittelen tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman esitysmateriaalien avulla. Saan palautetta ja hyväksynnän tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman tarkentamiseksi:

  • Miten hankinnan kuljettamisen ja taloushallinnon sähköisten asiakirjojen käyttöön siirrytään vaiheittain ja miten tämä osoitetaan hyötyjen avulla?

  • Miten laadin kyvykkyyden kehittämisohjelman

  • Miten hyödynnän hyöty-kustannusanalyysia kunkin vaiheen hyötyjen kuvaamiseen

  • Miten laadin vaikuttavan esittelymateriaalin johdolle, asiantuntijoille ja IT-asiantuntijoille

  • Oma tehtävä: Laadin tiekartan, kyvykkyyksien kehittämisohjelman ja esittelymateriaalien ensimmäisen version (1) johdolle, (2) hankinnan, kuljetuksen ja taloushallinnon ammattilaisille ja (3) IT-ammattilaisille rungot. Järjestän organisaatiossani tilaisuudet palautteen ja hyväksynnän saamiseksi tiekarttaan ja kyvykkyyksien kehittämissuunnitelmaan.

7. Työpaja:

Miten jatkan tästä eteenpäin Peppol ja MMT verkostoissa? Miten jatkan tästä eteenpäin hankinnan kuljettamisen ja taloushallinnon sähköisten asiakirjojen käyttöönoton tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman toteuttamisessa?

Työpajan tavoite: Viimeistellä hankinnan, kuljettamisen ja taloushallinnon sähköisten asiakirjojen käyttöönoton tiekartta ja kyvykkyyksien kehittämisohjelma niiden hyväksymistä varten. Tehdä ehdotus toimenpiteiden prioriteeteista ja vastuista. Sopia osallistumisesta tai osallistumattomuudesta Peppol ja MMT verkostoihin:

  • Hyöty-kustannusanalyysi tiekartan toimenpiteiden priorisoimiseksi

  • Tiekarttojen ja kyvykkyyksien kehittämisohjelmien esittelyssä esiin nousseiden asioiden klinikka

  • Projektin päättäminen ja arviointi

  • Oma tehtävä: Tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman viimeistely. Esitys toimenpiteiden vastuujaoksi ja aikatauluksi (voin itse olla vastuuhenkilö…). Tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman jatkuvasta kehittämisestä sopiminen. Esitys osallistumisesta/osallistumattomuudesta Peppol ja MMT verkostoihin.