Asiakirjatiedon digitalisoinnin moniyritysprojekti
Haluatko säästää hankinnan käsittelykustannuksissa kymmeniä prosentteja sähköistämällä tiedonvaihto?
Dokumentti on arkipäiväinen asia. Suuri osa työntekijöistä käsittelee dokumentteja lähes päivittäin työssään. Toiset enemmän, toiset vähemmän. Yksittäisten dokumenttien käsittely ei ole ongelmallista. Sen sijaan jatkuva samankaltaisten dokumenttien, kuten tilausten, katalogien, lähetysilmoitusten ja laskujen käsittely aiheuttaa päänvaivaa. Toimitusketjun dokumenttien sähköistäminen säästää työkustannuksissa kymmeniä prosenteja. Myös virheet dokumenttien sisällöissä vähentyvät olennaisesti.
Dokumentit hautautuvat helposti sähköpostien syövereihin liitetiedostoina. Dokumenttien vaihtaminen järjestelmien välillä nykyisellään vaatii usein työvaiheita, joissa jo kertaalleen sähköisessä muodossa olleet tiedot joudutaan kopioimaan käsin toiseen järjestelmään. Tällaiset työvaiheet ovat vältettävissä kun järjestelmien välille luodaan yhteydet. Itse työ tehdään samoilla työkaluilla, mutta niistä otetaan aikaisempaa enemmän tehoja irti. Rasittavat tiedon käsin kopioimista vaativat työtehtävät vähentyvät olennaisesti ja jäävät historiaan.
Nykyisin identtisillä tiedoilla varustettu tilausdokumentti saattaa olla aivan erinäköinen riippuen sen lähettävästä organisaatiosta. Vastaanottajan täytyy tulkita dokumenttien sisältöä parhaansa mukaan. Finvoice standardi on onneksi Suomessa yhdenmukaistanut laskujen käsittelyä ja muuttanut laskut verkkolaskuiksi. Toimitusketjun muissa dokumenteissa on kuitenki vielä suurta vaihtelua.
Suomessa, EU:ssa ja maailmalla nopeasti käyttöään lisäävät hankinnan ja kuljetuksen dokumenttistandardit, etenkin Peppol ja MMT, tulevat tekemään saman asian minkä Finvoice saavutti verkkolaskun osalta Suomessa. Tällä kertaa kohteena ovat hankinnan ja logistiikan dokumentit, kansainvälisesti.
Loppujenkin toimitusketjun dokumenttien sähköistäminen on nyt lähempänä kuin koskaan. Dokumenttien sähköisen vaihtamisen ja käsittelyn mahdollistava teknologia on jo olemassa helposti käyttöönotettavana.
Lue alta tarkempi kuvaus ja tule mukaan tammikuussa 2022 alkavaan 3 kuukauden mittaiseen yhteisprojektiin 2850 €:n hinnalla. Yhteisprojektissa luot itsellesi ja organisaatiollesi valmiuden ja suunnitelman hankinnan sähköistämiseksi huippuasiantuntijoiden opastuksella.
PEPPOL JA MMT TULOSSA KÄYTTÖÖN, OLETKO SINÄ JA ORGANISAATIOSI VALMIS?
Ovatko Peppol ja MMT taas uusia hetken hypejä? Ei voisi vähempää kiinnostaa. Kannattaa silti selvittää, mistä on kyse.
Molemmat tarkoittavat tilaus-toimitusketjun ja kuljetuksen sähköisiä asiakirjoja. EU:n ja Suomen viranomaiset edistävät niiden käyttöönottoa ja käyttöä kaikin tavoin. Valtioneuvosto on tehnyt useita periaatepäätöksiä ja Eduskunta vahvistanut kansallisia lakeja. Lisää on tulossa. Suomen Peppol viranomaisen perustamista selvitetään. Asiointi Tullin, Veron, Traficomin ja muiden viranomaisten kanssa digitalisoituu lähivuosina. EU-tasoinen kehitys korvaa askel askeleelta kansalliset ratkaisut, eli “Peppol ja MMT ovat tulossa käyttöön”.
Mitä teet Asiakirjatiedon digitalisoinnin moniyritysprojektissa?
Perehdyt DBE LABin vetämän projektin seitsemässä työpajassa asiakirjatiedon digitalisointiin eri näkökulmista. Kunkin työpajan jälkeen saat OmaTehtävän, joista projektin lopussa muodostat tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämissuunnitelman omalle organisaatiollesi liittyen asiakirjatiedon digitaaliseen käsittelyyn ja jakamiseen. Saat tehtävien tekoon tukea ja palautetta projektin vetäjiltä.
Tutustut työpajoissa esimerkiksi PEPPOL ja MMT standardien hyötyihin ja kustannuksiin. Saat myös käsityksen standardien nykytilanteesta ja kehityksen suunnasta. Tutustut sähköisten dokumenttien rakenteeseen ja tiedon laadun validointiin. Ymmärrät työpajojen jälkeen paremmin mitä tarkoitetaan sillä, että dokumenteilla oleva tieto on uudelleenkäytettävissä ja miten asiakirjojen yhteentoimivuus koko prosessissa varmistetaan. Perehdyt myös asiakirjojen hallinnointiin.
1-3 työpajoissa keräämme tietopohjan, jota käytetään tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämissuunnitelman teolle. Työpajat vastaavat esimerkiksi kysymyksiin: Mitä ovat Peppol ja MMT? Miten arvioin niiden hyötyjä organisaatiolleni? Mitä panostuksia ja kustannuksia niiden käyttämiseen tarvitaan? Mikä on verkostojen käyttötaso nyt ja miten käyttö laajenee tulevaisuudessa?
4. työpajassa mietimme mihin toimintoihin digitaalisten dokumenttien käyttäminen vaikuttaa.
5. työpajassa tutustumme hankkeisiin, joissa Peppol ja MMT standardeja käytetään ja joissa niiden käyttöä edistetään.
6. ja 7. työpajassa laadit aiempien työpajojen oppien pohjalta tiekartan ja kyvykkyyksien kehittämisohjelman oman organisaatiosi näkökulmasta. Lisäksi laadit esitysmateriaalin organisaatiosi johdolle tai muille asiantuntijoille aiheesta.
Mutta miksi minun ja organisaationi pitäisi välittää dokumenttien sähköistämisestä tai standardeista ja olla jopa valmiit?
Pohtimalla alla olevia Peppolin ja MMT:n hyötyjä ja vaikutuksia saat vastauksen. Jos vastaat yhteenkin kysymykseen kyllä, tämä projekti vie sinut lähemmäs tuota päämäärää.
Haluatko alentaa radikaalisti tilauksissa ja kuljetuksissa käsiteltävien asiakirjojen käsittelyn kustannuksia?
Haluatko lopettaa samojen tietojen toistuvan syöttämisen tietojärjestelmiin ja käyttää sähköisessä muodossa olevia tietoja uudelleen niitä rikastaen?
Haluatko parantaa tiedon laatua ja vähentää virheistä johtuvien sotkujen selvitystä?
Haluatko seurata ajantasaisesti kuljetusten etenemistä koko tilaus-toimitusprosessin ajan?
Haluatko täsmäyttää asiakirjojen tiedot kuten laskun tilaukseen ja kuljetuksen saapumisilmoitukseen?
Haluatko vaihtaa tilaus-toimitusketjun asiakirjoja miljoonien yritysten kanssa 39 maassa toimivan satojen yhteyspisteiden verkostossa ilman raskaita IT-integraatioita luomalla yhden liitännän – connectorin - valitsemaasi yhteyspisteeseen?
Haluatko kaiken kaikkiaan käyttää aikasi tilaamisen, toimittamisen ja kuljettamisen varsinaisiin tehtäviin samojen tietojen ja asiakirjojen toistuvan käsittelyn sijasta?
ILMOITTAUDU PROJEKTIIN 2850 € (+ALV) OSALLISTUMISMAKSULLA
Projektista vastaava KTT Tomi Dahlberg
KTT Tomi Dahlberg on DBE LABin toiminnanjohtaja ja Turun Kauppakorkeakoulun tietojärjestelmätieteiden professori. Hän on myös hallitusammattilainen finanssi- ja IT-alan yrityksissä. Sen lisäksi hän on mm: ICT Leaders Finland (ILF) puheenjohtaja ja International Academy of CIO varapuheenjohtaja (Eurooppa), mm. toteuttaen vuosittaisen IT- ja digitalisointibarometri kyselytutkimuksen (2009-2015, 2018, 2020->) CIO of the year ja vuoden digijohtaja valintaraatien puheenjohtaja (2005->) SFS:n standardointiryhmän SR-308 (IT:n hallinta ja ohjaus, IT-palveluiden hallinta) puheenjohtaja (2010->) Työskennellyt ammattijohtajana (CTO, CIO, CEO, hallitusjäsen, hallituksen pj) 1984 jälkeen ohjelmistoteollisuudessa, finanssialalla, teleliiketoiminnassa, nanoteknologisessa muoviteollisuudessa ja johdon konsultoinnissa aloittaen uransa ohjelmoijana ja systeemisuunnittelijana 1970-luvun lopussa. Akateemisella urallaan osa-aikainen erikoistutkija, executive in residence, tutkimusjohtaja ja professori 4 yliopistossa 2000-2021; kirjoittanut 50+ julkaisua, joita siteerattu tuhansia kertoja. TiVi-lehti on valinnut hänet 16 kertaa peräkkäin yhdeksi Suomen 100 merkittävimmistä IT-vaikuttajista.
Projektipäällikkö KTM Hannu Kivinen
Hannu Kivinen valmistui 2019 Turun kauppakorkeakoulusta pääaineenaa tietojärjestelmätiede. Gradussaan hän tutki toimitusketjujen tiedonvaihdon automatisoinnin diffuusioon ja käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä. Valmistuttuaan hän työskenteli projektitutkijana Turun Yliopistossa jatkaen samaa tutkimusta.
Vuoden 2020 alussa Hannu siirtyi DBE Core Oy:n palvelukseen. Hän on tehnyt töitä tuotekehityksen parissa ja ollut mukana DBE LABin järjestämissä koulutusprojekteissa. Sen lisäksi hän on perehtynyt syvällisesti liiketoiminnan dokumenttien sähköisiin standardeihin (etenkin PEPPOL) ja dokumenttien vaihtamiseen yritysten välillä. Hannu on mukana mm. EUPLe projektissa, jossa yhtenä osana luodaan ehdotus PEPPOL standardiin lisättävien logistiikan dokumenttien rakenteesta.
Mikä PEPPOL? (Pan European Public Procurement Online)
PEPPOL on liiketoiminnan dokumenttien välitysverkosto, joka yhdistää dokumenttienjakelukanavat toisiinsa. PEPPOL projektin tavoite on mahdollistaa kansainväliset sähköiset hankinnat.
PEPPOL verkostoon ollaan yhteydessä välityspisteiden kautta, joiden kautta dokumentit virtaavat eri verkostojen välillä. Jokaisen välityspisteen takana voi olla oma yhdistettyjen organisaatioiden verkosto. PEPPOL:in ansiosta liiketoiminnan dokumenttien lähettäminen yli yksittäisen verkoston rajojen on mahdollista välityspisteiden kautta.
Ideana on, että organisaatio saa yhteyden kaikkiin PEPPOL verkoston organisaatioihin avaamalla yhden yhteyden.
PEPPOL verkostossa välitettävät dokumentit ovat tällä hetkellä:
Order, Order response, Catalogue, Catalogue response, Despatch Advice, Punch Out, Order Agreement, Message Level Response, Invoice Response, Invoice ja Credit Note.
Mikä MMT? (Multimodal Transport Reference Model)
MMT referenssitietomalli perustuu UN/CEFACTin Core Component kirjastoon, joka yhdistää tiedonvaihdon vaatimukset kansainvälisissä logistiikan modulaarisissa kuljetusprosesseissa. MMT ottaa huomioon mm. kaupankäynnin, vakuutukset, tullit ja muut viranomaisten vaatimukset dokumenteille. MMT fasilitoi kaupankäyntiö hyödyntämällä parhaita sähköisen liiketoiminnan ratkaisuja.
Projekti on yhdensuuntainen Suomen viranomaisten tavoitteiden kanssa
Projekti toteuttaa Suomen Real-Time Economy -ohjelman, Yrityksen digitalous -hankkeen, Mini-Suomi pilotoinnin sekä Liikenne- ja viestintäministeriön logistiikan ja liikenteen digitalisaatiohankkeiden tavoitteita.